При смене юридического и/или фактического адреса офиса необходимо уведомить сотрудников организации, а также контрагентов о предстоящем переезде в другое место. Первое регулируется требованиями Трудового кодекса Российской федерации. Второе, как правило, прописано в договоре, составленном в соответствии с нормами Гражданского кодекса.
Письмо-уведомление должно быть напечатано на официальном бланке организации и скреплено подписью руководителя. В случае отсутствия фирменного бланка допускается уведомить сотрудников и клиентов, составив письмо на белом листе бумаги. В этом случае подпись руководителя должна быть заверена печатью.
Письмо направляется адресату посредством Почты России. При срочном переезде допускается направить его копию факсом или по электронной почте с обязательной досылкой оригинала. Рекомендуется также удостовериться в получении письма по телефону с последующим составлением телефонограммы.
В письме необходимо указать:
1. Адресата.
2. Тему письма.
3. Информацию о смене юридического и/или фактического адреса в связи с переездом офиса.
4. Причину смены локации.
5. Регламент работы офиса на время переезда.
6. Заверение в исполнении обязательств или компенсации возможного ущерба.
7. Исполнителя письма.
Образец письма-уведомления о переезде офиса для сотрудников
Менеджеру по работе
с корпоративными клиентами
Петрову А. Ф.
Уведомление о смене фактического адреса ООО «ТрансИнвест»
Уважаемый Анатолий Филиппович!
Уведомляем Вас о том, что в соответствии с решением собрания учредителей (Протокол № 7 от 25.09.20119 г.) 28 октября 2019 г. ООО «ТрансИнвест» переезжает в новый офис, расположенный по адресу: г. Санкт-Петербург, ул. <…>. Переезд связан с расширением штата компании и необходимостью увеличения производственных площадей. Работа компании будет приостановлена на период с 28 по 29 октября 2019 года, а с 30 октября будет возобновлена в полном объёме. В связи с вынужденной приостановкой деятельности, на время переезда вам будет предоставлен дополнительный оплачиваемый отпуск. Дата выхода на работу — 30 октября 2019 года.
С уважением,
Исполнительный директор
/подпись/
Н. Г. Делягин
Исп.: Коровина Л. П.
111–11–11
Аналогичным образом составляется уведомление о переезде контрагентов организации. Дополнительно рекомендуется заверить заказчиков, партнёров и других заинтересованных лиц о том, что все текущие обязательства будут выполнены в полном объёме и в оговоренный срок.
Образец письма-уведомления о переезде офиса для клиентов
Генеральному директору
АНО «СтройГарант»
Сничкину К. П.
Уведомление о смене фактического адреса ООО «ТрансИнвест»
Уважаемый Кирилл Павлович!
Уведомляем Вас о том, что в соответствии с решением собрания учредителей (Протокол № 7 от 25.09.20119 г.) 28 октября 2019 г. ООО «ТрансИнвест» переезжает в новый офис, расположенный по адресу: г. Санкт-Петербург, ул. <…>. Переезд связан с расширением штата компании и необходимостью увеличения производственных площадей. Работа компании будет приостановлена на период с 28 по 29 октября 2019 года, а с 30 октября будет возобновлена в полном объёме.
Независимо от вынужденной приостановки деятельности по текущему адресу, гарантируем Вам исполнение всех взятых на себя обязательств в полном объёме и в оговоренный срок.
Дополнительно сообщаем, что юридический адрес, телефоны и адреса электронной почты ООО «ТрансИнвест» останутся прежними.
С уважением,
Исполнительный директор
/подпись/
Н. Г. Делягин
Исп.: Коровина Л. П.
111–11–11
