Офисный переезд – процедура достаточно хлопотная, требующая определенной подготовки. Значительно облегчить ее можно воспользовавшись нехитрыми правилами. Ниже мы рассмотрим, как должен проходить процесс переезда офиса с технической точки зрения. Но, помимо этого, не забудьте и о других аспектах, в частности, организуйте своевременное уведомление всех контролирующих инстанций и контрагентов о смене адреса, заключите новые договора с поставщиками услуг связи и т.д.
Выберите время переезда
Изначально необходимо спланировать дату и время переселения на новое место. Желательно выбрать для этого конец рабочей недели, в это время обычно не так много клиентов, что значительно облегчит процесс смены помещений. К тому же предстоящие выходные позволят спокойно подготовить рабочие места к началу трудовых будней.
Что касается времени на подготовку к переезду, то в этом вопросе большую роль играет род деятельности компании и количество ее работников. В среднем на решение всех организационных вопросов, подготовку документов и транспортируемых материалов уходит приблизительно две недели. Хотя в некоторых случаях переезд офиса может осуществляться в более сжатые сроки.
Подготовьте документы и упакуйте все необходимое
Определившись с датой, необходимо разобраться с архивами и документами. Упорядочивание бумаг занимает достаточно много времени, поэтому ими необходимо заняться как можно раньше.
Далее следует подготовить к транспортировке все необходимое для работы в новом офисе. Для этого нужно освободить мебель от содержимого и приступать к его упаковке. Для каждого типа груза обязательно нужно подбирать соответствующую упаковку. Хрупкие, легко бьющиеся предметы желательно уплотнять мягкими материалами и только после этого укладывать в коробки.
Декоративные элементы из бумаги, картины и другие предметы искусства рекомендуется укладывать в ящики из дерева или плотного картона. В процессе упаковки в ящики необходимо добавлять мягкий наполнитель: опилки, пенопластовые шарики, рафию.
При подготовке к переезду офиса особое внимание надо уделить компьютерной и оргтехнике. По возможности ее нужно сложить в оригинальную упаковку, если же такой не имеется, воспользоваться плотными коробками и дополнительно подстраховать груз пенопластом. Элементы с жидкими наполнителями следует упаковывать отдельно, предварительно герметично их закрыв.
Мебель при офисном переезде упаковывают, освободив от содержимого. Стеклянные элементы дополняют мягкими материалами, выдвигающиеся и открывающиеся конструкции фиксируют скотчем. Разборные модели перевозят, отдельно запаковав все детали.
Воспользуйтесь услугами профессионалов
Значительно сократить время переезда, а заодно сэкономить силы и нервы можно, обратившись к услугам специалистов. Опытные профессионалы организуют процесс под ключ, учитывая все до мелочей. Они самостоятельно демонтируют и упакуют мебель и технику, организуют погрузочные и разгрузочные работы. Помимо этого, ими будет осуществлен монтаж и расстановка оборудования на новом месте.
