Алгоритм домашнего и офисного переезда одинаков. На подготовительном этапе имущество упаковывается в коробки. Затем их загружают в автомобиль и везут в нужном направлении. Заключительная часть — распаковка, расстановка мебели и подключение техники. При кажущейся простоте в этом процессе есть подводные камни. Бессистемное складывание вещей в упаковочные короба чревато тотальной путаницей на новом месте. И если дома можно позволить себе неторопливое извлечение предметов, то офис надо запускать в рабочий режим максимально быстро. Выход один — все подписывать или наклеивать специальные знаки.
Маркировка коробок наклейками
Самый простой способ — делать надписи прямо на картоне. Часто составляются пронумерованные списки или делается краткое описание. Возможно, для перевозки домашней посуды или библиотеки этот способ подойдет. Но в офисе слишком много всего. Опись одних только канцелярских принадлежностей займет несколько листов. Вы рискуете исписать всю коробку, что не упростит, а усложнит вашу задачу на новом месте.
Рациональнее использовать метод наклеек. В канцелярских магазинах встречаются этикетки и стикеры с клеевой основой — «Стекло», «Не бросать», «Не наклонять» и т. д. Они очень крупные и броские. Такой вариант облегчит работу персоналу при подготовке к переезду. Он же будет полезен грузчикам. Мувинговые компании часто предоставляют специальные наклейки, где можно указать ФИО сотрудника, этаж и номер кабинета, что очень ускорит процесс переезда на адресе прибытия.
Наклейки можно изготавливать и самим. Графические изображения расскажут о внутреннем содержимом.
Маркировка разноцветным скотчем
Для придания картонным коробам дополнительной прочности используется обычная клейкая лента. А при помощи скотча разных цветов можно визуально обозначить их содержимое. И тут опять не обойтись без личного блокнота.
В него заранее вносится «расшифровка» по структурным подразделениям:
- Красный — администрация, секретарская.
- Синий — архив.
- Зеленый — отдел кадров, бухгалтерия.
- Желтый — инженерно-технический департамент.
Другая система маркировки более предметна. Она позволяет систематизировать имущество компании по практическому применению.
Примеры использования цветов:
Белый — канцелярия:
- принадлежности для письма и документооборота (бумага, ручки, карандаши);
- прозрачные папки и файлы;
- степлеры и антистеплеры;
- дыроколы и скрепки;
- липкие стикеры;
- блокноты для заметок;
- ножницы для бумаг.
- Серый — кабели, удлинители, розетки, выключатели, запасные лампочки, комплекты батареек и т. д.
Черный — офисная техника:
- компьютеры;
- принтеры;
- ксероксы;
- офисные доски;
- факсы;
- измельчители бумаги;
- ламинаторы;
- переплетчики;
- счетчики и детекторы банкнот.
Этот же принцип лежит в основе тематической маркировки по степени хрупкости (по материалу). Например, «тревожным» красным можно обозначить упаковки с посудой. Главное, не забыть поставить в известность об этом грузчиков.
Маркировка бумагой
Это самый распространенный вариант. На боковую часть короба приклеивается листок формата А4. Надписи наносятся по мере наполнения самой коробки. Положил предмет — оставил строчку на листе.
Если же вы формируете партии упаковок, то на наклейке достаточно указать порядковый номер груза. При этом в личном блокноте надо расписать подробную «расшифровку».
Варианты использования цифровой нумерации:
1 — этажность. Все упаковки будут сгружаться системно — по этажам.
2 — комнаты. Под каждый из них предусматривается отдельный номер в маркировке. Не факт, что на новом месте будет такое же количество кабинетов. Тут важен принцип комплектования — содержание соответствует конкретному помещению.
3 — документация. Если и архивные, и текущие дела будут находиться в одном месте, их будет проще распределить по департаментам в новом офисе.
4 — электроника. Все приборы и устройства часто «едут» под одним номером. Важно заранее назначить ответственного за подключение на месте всей техники. Зная, что ему предстоит, сотрудник будет маркировать короба с приборами очень тщательно.
Способ также предполагает скрупулезную детализацию в ваших записях. Без нее нанесенные числа будут безликими обозначениями.
А4 можно использовать не только для надписей. На листе удобно рисовать знаки пространственного положения. Например, офисная техника требует бережной перевозки. Изобразите крупные стрелки, показывающие «верх» и «низ». Здесь же будет уместна пометка «Осторожно».
Чтобы наклеенный листок не отлетел, хорошо заламинируйте коробку скотчем или оберните пленкой-стрейч.
Маркировка при помощи маркера
Возможно, этот способ уместен во время организации домашнего переезда, когда коробок не так много. Но едва ли его использование будет полезным при перемещении компании в новое здание. Перевозимое имущество потребует тщательной систематизации. Ответственным лицам понадобится много времени для подписывания упаковок.
Кроме того, маркер может легко стереться. Ведь короба будут многократно перемещать, ставить друг на друга, поднимать по лестничным пролетам. Из них будут сооружать колонны в лифте и в грузовом отсеке автомобиля. Надпись, не защищенная ничем, сотрется в пути.
Если же переезд назначен в дождливую погоду или в снегопад, ее попросту смоет. Буквы и цифры расплывутся в бесформенное нечто. Разгрузка и распаковка превратятся в бесконечный хаос. Лучше использовать несмываемый перманентный маркер.
Можно ламинировать каждую надпись скотчем. Но трудоемкость этого процесса трудно вообразить. Это было бы самой нерациональной тратой рабочего времени.
Тем не менее, этот вариант имеет право на существование. К нему можно прибегнуть, если компания совсем небольшая. В этом случае рекомендуется использовать профессиональный маркер из «Магазина упаковки» компании «Деликатный переезд». Надписи, сделанные им, продержатся достаточно долго. Там же можно приобрести коробки для переезда, на которых уже нанесены варианты содержимого коробки и нужно будет лишь отметить маркером подходящий вариант.
Вывод
Маркировать перевозимое имущество надо обязательно, в этом сомнений нет. Но какой выбрать способ?
Все зависит от общего объема материальных ценностей. Если их не особенно много, воспользуйтесь разноцветным скотчем или стикерами с клеевой основой. При наличии большого количества офисной техники рекомендуется пользоваться методом большой наклейки. А4 — лучший ориентир для грузчиков. На нем вы разместите любую информацию для них.
Труднее всего транспортировать имущество большой компании. В этом случае рекомендуется прибегнуть к способу цифровой маркировки с обязательной расшифровкой в блокноте.
Важно помнить, что маркировка должна быть нанесена с нескольких сторон коробки. А план расстановки в новом офисе с указанием номеров кабинетов существенно упростит процесс расстановки.
Успех переезда во многом зависит от выбранного времени. Из-за загруженности мувинговой компании вам могут предложить строго определенную дату. Но вы имеете право попросить подать грузовой автомобиль до или после часа пик. Для этого придется выполнить мониторинг загруженности городских магистралей.
Наконец, еще до начала работ руководству компании рекомендуется тщательно изучить ассортимент «Магазина упаковки». В достаточном количестве должны быть закуплены картонные короба разных размеров, клейкая лента, воздушно-пузырчатая пленка и много-много скотча.