Начнем с небольшого примера, чтобы разобраться, по какому принципу может формироваться стоимость офисного переезда. Задача – перевезти офис, состоящий из 11 рабочих мест, в которые входят столы, кресла, оргтехника, документация, стеллажи, несколько небольших выставочных стендов и кабинет руководителя с нестандартной дорогой мебелью. Пользуясь поиском в интернете, произвольно выбираем несколько компаний, предоставляющих услуги по организации офисного переезда.
После озвучивания задачи получаем три наиболее распространенных ответа. Компания 1 озвучивает стоимость 4500 руб. в час, без каких либо объяснений, даже не выслушав подробный список имущества, и категорически отказывает в выезде специалиста в офис заказчика. Компания 2 предлагает выезд оценщика для формирования корректной стоимости переезда. Компания 3 настаивает на специальной акции 1590 руб. за 1 рабочее место, после долгих переговоров соглашается на выезд оценщика. По итогам проведения осмотра специалистами компаний получаем итоговую стоимость переезда офиса. Компания 2 — 37 000 руб., Компания 3 – 55 000 руб.
Стоимость за рабочее место
Из приведенного выше примера мы видим, что первоначальная цена за рабочее место в итоге изменилась принципиально. Почему не стоит ориентироваться на такой простой и очевидный вариант, как стоимость за рабочее место?
Как правило, стоимость за рабочее место не более чем рекламный ход. Чаще всего данная сумма включает в себя перевозку простого прямоугольного стола, тумбочки, стандартного офисного кресла и 2 коробок с документацией, исключая упаковку и необходимую разборку мебели. Очень немногие рабочие места можно назвать стандартными, сравните, например, рабочее место IT-специалиста и кабинет руководителя. Кроме того, в большинстве офисов находится много имущества, которое не относится непосредственно к рабочим местам – сейфы, архивы, цветы, переговорные, зоны отдыха и т.д. К сожалению, стоимость за дополнительные услуги и все остальные предметы мебели и техники зачастую выясняется уже в процессе переезда, становясь сюрпризом.
Расчет по телефону или выезд менеджера?
Безусловно, наиболее объективную стоимость переезда можно получить только по итогам осмотра офисного имущества и самого помещения специалистом компании-перевозчика.
Существует большое количество нюансов, на которые вы можете не обратить внимания при оформлении заказа по телефону. К таким нюансам можно отнести необходимость разборки тех или иных предметов мебели, наличие в офисе такелажных предметов, а также предметов, требующих изготовления индивидуальной упаковки, удобство подъездных путей и возможность использования специального оборудования. Как правило, по телефону можно рассчитать стоимость переезда офиса с коллективом не более 10 человек.
Итак, если вы являетесь обладателем или ответственным сотрудником такого офиса, приготовьте необходимый перечень информации, которая потребуется для расчета по телефону, а также выделите 10-15 минут на общение с мувинговой компанией.
Что необходимо для расчета стоимости переезда офиса?
В первую очередь вам потребуется подробный список офисного имущества с указанием размеров, веса (в случае, если он превышает 100 кг.) и материалов (например, кожаная обивка, наличие стеклянных элементов и т.д.).
Далее уделите внимание описанию технических условий на адресах отправления и прибытия, к которым относятся:
- этажи спуска и подъема;
- наличие и возможность использования лифтов;
- подъездные пути;
- наличие больших расстояний, на которых возможна только ручная переноска имущества;
- размеры дверных проемов;
- ширина лестничных пролетов.
После этого вам необходимо определиться с комплексом услуг, который потребуется при переезде (упаковка и маркировка имущества, разборка и сборка мебели, демонтаж перегородок, навеска карнизов, полок и т.д.). И, наконец, подготовьте план расстановки в новом офисе и продумайте комфортный для вас график переезда. Если у вас есть возможность отправить фотографии вашего офиса, обязательно сделайте это.
Почасовая оплата или фиксированная стоимость?
Рассмотрим два наиболее распространенных варианта расчета стоимости переезда. В случае фиксированной стоимости вы получаете окончательную сумму в соответствии с подробно составленным техническим заданием, которая не изменится в процессе проведения работ. Это наиболее оптимальный вариант, поскольку все риски (скорость работы сотрудников, пробки, поломка лифта и пр.) компания-перевозчик берет на себя. Благодаря этому вы можете заранее планировать свой бюджет.
Худший вариант почасовой оплаты – это расчет Компании 1 в нашем примере в начале, поскольку он не опирается на перечень имущества, и результат переезда непредсказуем.
Профессиональная компания делает расчет почасовой стоимости также исходя из технического задания с детальным указанием количества сотрудников, категории и количества автомобилей, сметой на упаковочные материалы и с планируемым временем, которое потребуется на переезд. В процессе переезда вы сможете менять свои пожелания по комплексу услуг, а также по перечню имущества, которое необходимо перевезти. По окончании переезда оплачивается лишь фактическое время работы специалистов и автотранспорта. Однако при данном варианте вы берете частичное управление процессом переезда и, соответственно, риски на себя.
Окончательная стоимость также будет известна только после завершения всех работ. В любом случае, выбор остается за вами.
