Обустройство в офисе после переезда – процесс, требующий тщательного планирования. Он начинается уже с момента выбора помещения и подготовки к переезду. Если подготовительный этап хорошо организован, то и обустройство на новом месте потребует минимум усилий и временных затрат.
Выбрать помещение для офиса
Переезд в новый офис начинают с подбора помещения. В числе критериев выбора могут быть:
- площадь – большая или меньшая;
- тип планировки — кабинетная или open space;
- расположение;
- дизайнерский ремонт и др.
В современных реалиях требования сотрудников к офису меняются, что необходимо учитывать при подборе нового помещения. Среди них:
- комфортное рабочее место с удобной мебелью, правильным освещением и отсутствием фонового шума;
- оборудованные зоны отдыха и питания;
- возможность перепланировки при помощи раздвижных ширм (для формата open space);
- наличие не закрепленных за конкретным сотрудником рабочих мест, если компания практикует формат удаленной работы.
Крупные компании организуют в своих офисах большие лаунж-зоны, спортзалы, уютные кафе и т.д. Продумайте эти моменты заранее, ориентируясь на финансовые возможности, численность штата, потребности.
Если вы планируете делать в новом офисе косметический ремонт, то осмотр помещений лучше проводить сразу вместе с дизайнером. Дизайнер даст рекомендации по ремонту и поможет спланировать рассадку сотрудников.
Выбор мувинговой компании для офисного переезда
Когда вы выбрали помещение и договорились о сроках заезда, займитесь подбором мувинговой компании. Рекомендательные письма и отзывы клиентов помогут сделать выбор. Кроме того, можно пригласить в офис менеджеров из разных компаний для оценки стоимости переезда и сравнить коммерческие предложения.
Обсудите с представителем компании-перевозчика сроки переезда, перечень работ, объем и виды упаковочных материалов. Уточните, смогут ли специалисты помочь с обустройством – повесить светильники, жалюзи, плазменные панели, дипломы и т.п. Оптимально, если все эти работы будут выполнять специалисты одной компании. Подробнее о выборе перевозчика читайте в нашей статье «Как правильно выбрать компанию для безопасного офисного переезда».
Подготовка к переезду, маркировка имущества
За несколько дней до переезда закажите коробки и маркировочные стикеры. Попросите сотрудников сложить необходимые документы и личные вещи в коробки и сделать на них подписи с указанием фамилии, названия отдела. Если вы перевозите и офисную мебель, для ее маркировки выдайте сотрудникам специальные маркировочные стикеры, где также необходимо будет сделать соответствующие подписи. Такая подготовка поможет специалистам мувинговой компании быстро расставить мебель и коробки в новом офисе по отделам.
Если в планах закупка новой офисной мебели, заранее согласуйте с поставщиком сроки ее доставки и сборки.
План расстановки офисной мебели
Вместе с дизайнером подготовьте план расстановки мебели в новом помещении и покажите его сотрудникам мувинговой компании. После выгрузки они сразу расставят мебель, коробки с документами, оргтехнику и другие вещи на указанные места. Это ускорит процесс обустройства в новом офисе, и в дальнейшем вам не придется самостоятельно заниматься перестановкой мебели или нанимать для этого специалистов.
Сборка мебели и клининг офиса
После выгрузки сверьте с планом перечень имущества и расстановку мебели. Мебель попросите распаковать и собрать. На это потребуется некоторое время, поэтому не забудьте учесть этот момент при планировании. Совет: осмотрите мебель и технику на предмет повреждений, только после этого подписывайте акт приема-передачи.
После того как мебель соберут и вынесут использованные упаковочные материалы, закажите специалистов клининговой службы, чтобы ваши сотрудники начали рабочий день в чистом помещении.
Заранее ознакомьте сотрудников с новым планом рассадки, и повесьте его во входной зоне, чтобы каждый смог быстро найти свое рабочее место и уже самостоятельно начать его обустраивать.
Надеемся, эти советы сделают переезд офиса и дальнейшее обустройство на новом месте быстрым и легким.
