Когда руководителю удается «выбить» новое здание или более просторное помещение, это означает и большую удачу, и немалые хлопоты. Все усилия коллектива направляются в одно русло — демонтаж и упаковка оборудования, архива, техники. Генеральная задача администрации при этом — координация трудовых, временных и денежных ресурсов. В этой статье рассказывается, как можно оптимизировать бюджет при офисном переезде.
Планирование трат
К великому переселению стоит отнестись как к проекту. Все этапы, связанные с ним, должны стать частью одной программы. И первый ее шаг — решение вопроса с финансированием.
Еще до начала подбора помещения вы должны ясно представлять, в какую сумму вам надо уложиться. Статьи расходов на аренду двухэтажного уютного особнячка и двух комнат в административном центре будут разными. Интерьерный дизайн, планировка пространства — все это во-вторых. В первую же очередь необходимо просчитать бюджет.
В него должны входить траты, связанные с:
- Демонтажом и упаковкой мебели, сетевого оборудования, электроприборов и устройств.
- Поисками мувинговой компании (если вы отказываетесь самостоятельно заниматься техническими вопросами).
- Собственно перевозкой материальных ценностей.
- Освоением нового помещения. Оно предполагает выгрузку упаковок, сборку демонтированных стеллажей, столов, шкафов, архивных систем хранения, подключение офисного оборудования.
- Наладкой коммуникаций.
Определив график расходования средств, вы должны строго придерживаться его. Чтобы не отступить от него, рекомендуется фиксировать чеки каждого этапа. Это позволит четко контролировать весь процесс.
Подготовительный период
Перерасход имеет место там, где все делается в спешке. Минимизировать затраты можно грамотным администрированием.
Основные правила подготовительного этапа:
- Разделение задач между членами коллектива. До каждого сотрудника должен быть доведен перечень заданий, за которые лично он несет ответственность. Удобно разделить все виды работ на блоки — по сложности исполнения, по структурной специфике, степени конфиденциальности. За каждым блоком должен быть закреплен ответственный.
- Инвентаризация для выявления устаревших приборов, оборудования или мебели. Дешевле будет оставить их на старом месте, чем упаковывать и везти с собой.
- Составление чек-листа материальных ценностей, определенных к транспортировке. В него должны входить все предметы, находящиеся на балансе учреждения — от канцтоваров до дорогого серверного оборудования. Последующая погрузка будет осуществляться именно по этому листу, поэтому ничего нельзя упустить. Так, потеря коробки с кабелями не позволит своевременно запустить энергоемкое оборудование на новом месте.
- Подготовка упаковочных материалов. Ответственный сотрудник должен обеспечить наличие картонных коробов, рулонов воздушно-пузырчатой пленки, скотча. Коробки должны быть разных размеров для размещения внутри малогабаритных или хрупких предметов.
Важно! Покупка упаковки в разных местах будет стоить дороже — придется еще и на транспорт тратиться. Рациональный подход предполагает приобретение всего и сразу в одном месте. Например, ассортимента «Магазина упаковки» компании «Деликатный переезд» достаточно для полномасштабной подготовки ко дню Х.
Переезд
Бюджет надо спланировать так, чтобы к назначенному дню у вас оставались свободные средства. Не менее 10% в нем должно быть заложено на непредвиденные расходы. В дороге может случиться всякое — от внезапно перекрытой трассы до закрытых подъездных путей по новому адресу. Решить все «по-быстрому» можно, когда в вашем распоряжении имеются наличные средства.
При самостоятельной организации транспортировки офисного имущества помогут советы офисных работников с опытом многократных переездов:
- Договоритесь заранее с сотрудниками, имеющими личные легковые автомобили. Коробки с документацией можно перевозить в них.
- Сдайте на ответственное хранение корпусную мебель. Вы сможете забрать ее позже, когда новое помещение будет освоено.
- «Разнарядка» на погрузо-разгрузочные работы должна быть сбалансированной. Одна часть персонала выносит упаковки из старого офиса, другая — принимает их в новом.
- Составьте схему погрузки с учетом хрупкости вещей. Коробки с принтерами и мониторами должны быть сверху. Это позволит избежать порчи оборудования и трат на его замену.
Особого внимания заслуживают отношения с прежним арендодателем.
Обратите внимание! Большая ошибка — не закладывать в бюджет расходы, связанные со сдачей старого офиса. Нельзя оставлять помещение с текущими кранами или протертыми до дыр обоями. Сэкономить на косметическом ремонте не получится. Арендодатель имеет право потребовать в судебном порядке компенсацию.
Кроме того, вам грозит удвоение арендной платы, если по каким-то причинам вы не успеете съехать вовремя. Досрочный выход из договора также влечет определенные риски. Лицо, сдававшее вам помещение в аренду, имеет законное право требовать с вас компенсацию.
Доверять ли помощникам извне?
Услуги мувиновых компаний стали чрезвычайно популярными. Они высвобождают много времени и делают переезд комфортным, почти незаметным. Но и тут можно сэкономить. Надо определиться, что будет делать приглашенный исполнитель.
В зависимости от объема предстоящих работ вам могут понадобиться:
- только грузчики;
- грузовой автомобиль.
В каждом случае расценки разные. Но экономия на оплате бригады грузчиков весьма сомнительна. Они владеют должными навыками спуска и подъема габаритных упаковок. Поскольку муверы располагают соответствующим инструментарием и такелажными приспособлениями, погрузо-разгрузочные работы ведутся оперативно. В их обязанности входит также эргономичное распределение грузов внутри машины для недопущения перекоса и сдвига на маршруте.
Иногда даже пригласив исполнителя, администрация пытается часть работ возложить на своих сотрудников. Принцип «пакуем мы, а вы грузите и везете» действительно позволит не выйти за рамки намеченного бюджета. Однако такой подход уместен лишь для маленькой компании, когда работа идет на одном этаже и грузов не так много.
Для большой же компании это может обернуться затягиванием сроков. В общем хаосе переезда легко перепутать, кто и за что отвечает. В результате возникает риск дополнительного финансирования на устранение недоделок.
Единственно действенный способ экономии на перевозке имущества компании — заключение договора на переезд под ключ. Только на первый взгляд кажется, что это будет дороже. Преимущество в том, что все профессиональные процессы будут прекращены на самое малое время. К работе в штатном режиме на новом месте компания вернется быстрее.
Хорошо подготовленные специалисты мувинговой компании выполнят разборку и последующую сборку столов, стеллажей, шкафов. Они же упакуют оборудование. При этом исполнитель обеспечит сохранность вашего имущества и максимально оперативное подключение оборудования.
Для общения с приглашенными специалистами назначается отдельный сотрудник. В его обязанность входит координирование их действий. Работа идет быстро, всех все устраивает.
Вопрос экономии возникает также при выборе формы оплаты. Она может быть фиксированной или почасовой. В первом случае еще в договоре будет обозначена определенная сумма. Она не изменится, что бы ни случилось. То есть, вы оплатите конкретный объем работ.
Второй вариант удобен, если вы не четко представляете объем перевозимого. Он позволит корректировать работу муверов, просить их о дополнительных услугах. Когда все закончится, вам предстоит оплатить лишь фактическое время приглашенной бригады.
Что выбрать? Почасовая оплата дает руководителю компании больше возможностей для маневрирования в этот сложный день. При фиксированном способе расчета платить придется по полной, даже если все закончилось еще в первой половине дня.
Заказать комплексную услугу можно в компании «Деликатный переезд». После вашего звонка к вам приедет менеджер для оценки масштаба предстоящих работ, составления плана действий и сметы.
